Erinnern Sie sich noch daran, als Sie zum ersten Mal für eine größere Gesellschaft gekocht haben? Der Nachtisch war zu früh fertig, die Vorspeise dafür zu spät, eine wichtige Zutat hatten Sie vergessen und danach sah die Küche aus, als wäre eine Bombe eingeschlagen. Für den nächsten Versuch haben Sie aus der Erfahrung Ihre Lehren gezogen: Sie haben einen genauen Zeitplan erstellt und sich alle benötigten Lebensmittel und Utensilien zurechtgelegt. Sie haben Prozessoptimierung betrieben.
„Prozessoptimierung“ ist eine Herausforderung, vor der auch Unternehmen stehen, wenn sie kosteneffizienter arbeiten möchten. Die meisten Abläufe der täglichen Arbeit wurden in der Regel nie wirklich geplant, vielmehr haben sie sich irgendwie so ergeben und dann eingeschliffen. Werden sie einer kritischen Prüfung unterzogen, fällt oft auf, wie viel Reibungsverlust mit dieser Improvisation einhergeht. Digitalisierung ist eine Möglichkeit, Prozesse erst zu überdenken und dann zu verschlanken, geordneter ablaufen zu lassen, Personal- und Materialkosten, aber auch Zeit einzusparen – und am Ende trotzdem bessere Ergebnisse zu erzielen. Aber wie geht das?
Kurz gesagt: Mit der Digitalisierung werden Prozesse, die vorher „von Hand“, „zu Fuß“ oder „auf Papier“ abgewickelt wurden, automatisiert. Anstatt etwa Akten und Formulare auszudrucken, auszufüllen, zu kopieren, abzuheften und herumzutragen, werden sie über ein Programm an- und als Datei zentral abgelegt. Anschließend stehen diese Dateien jedem Mitarbeiter, der sie benötigt, via App zur Verfügung – jederzeit, an jedem Ort. Nicht nur müssen keine Ausdrucke mehr herumgeschleppt werden, Änderungen des zentralen Dokuments sind sofort für alle darauf Zugreifenden verfügbar und können von außen nachvollzogen werden. Digitale Prozesse haben darüber hinaus den Vorteil, flexibler und dynamischer zu sein. Sie müssen, um es vereinfacht zu sagen, keinen neuen Aktenschrank anschaffen, wenn Sie Ihr Sortiment erweitern, sondern lediglich einen zusätzlichen Dateiordner anlegen. Einer der größten Vorteile der digitalen Prozessoptimierung: Sie macht viele Prozesse überhaupt erst als solche greifbar, da sie diese standardisiert. Während die alten Papiertiger Herr A und Frau B ein und denselben Vorgang aus jahrelanger Gewohnheit ganz anders bearbeiten, werden sie in Zukunft vom Programm so geführt, wie es aus arbeitsökonomischer Sicht sinnvoll ist. Das bedeutet aber auch: Wenn Sie als Unternehmer digitale Prozessoptimierung betreiben wollen, müssen Sie Ihren Mitarbeitern mit der Software einen Mehrwert bieten. Nur wenn die neue Technik ihre Arbeit wirklich vereinfacht, machen sie bei der Veränderung mit.
Voraussetzung dafür, dass das gelingt, ist die Zusammenarbeit mit einem Digitalisierungsprofi. Zum Beispiel – und das sage ich natürlich ohne jeden Hintergedanken – mit App Logik. Warum? Nun, wenn es um die Digitalisierung komplexer logistischer Abläufe geht, können winzige Programmierfehler große und vor allem teure Folgen nach sich ziehen. Auch die Themen Datensicherheit und Datenschutz dürfen keinesfalls vernachlässigt werden. Und darüber hinaus wird nur ein Profi Sie auch dabei unterstützen, für Ihr Digitalisierungsprojekt in den Genuss von Fördermitteln zu kommen. Sie sparen dann gewissermaßen doppelt.
Vielleicht ist Ihnen dieser Erfolg dann ja sogar ein nettes Geschäftsessen mit dem Programmiererteam wert. Ganz prozessoptimiert – in einem Restaurant.